1. Werkwijzen

Iedereen heeft een eigen werkwijze om artikelen, bestellingen en leveringen aan te maken. Hierdoor heeft u verschillende mogelijkheden. Hieronder vindt u een overzicht met de verschillende werkwijzen en de te volgen hoofdstukken.

Werkwijze 1

U maakt vooraf alle artikelen aan en u gaat later de bestelling en de levering ontvangen.

Te volgen hoofdstukken in volgorde: 2.1 > 3 > 4.1 > 4.4

Werkwijze 2

U maakt eerst een artikel aan, drukt onmiddellijk de barcodes af en maakt nadien de levering aan. U maakt voor deze werkwijze geen bestelling aan.

Te volgen hoofdstukken in volgorde: 2 > 4.2 > (4.3)

Werkwijze 3

U maakt een bestelling en tegelijkertijd ook de artikelen aan. Later maakt u de levering aan en drukt u de barcodes af op basis van de aantallen in de levering.

Te volgen hoofdstukken in volgorde: 3 > 4.1 > 4.4

Werkwijze 4

U maakt een levering en tegelijkertijd ook de artikelen aan. U drukt de barcodes af op basis van de aantallen in de levering. U maakt voor deze werkwijze geen bestelling aan.

Te volgen hoofdstukken in volgorde: 4.2 > (4.3) > 4.4

2. Artikelen aanmaken

Voor u een artikel aanmaakt, controleert u of de volgende gegevens correct aanwezig zijn:

• De correcte matenbalk(en)
• De correcte verkoopafdeling(en) en artikelgroep(en)
• Het correcte seizoen

Al deze gegevens kunnen ingesteld worden via BACKOFFICE MANAGER > ADMIN > ARTIKELEN:

2.1 Artikelen manueel aanmaken

 

Navigeer naar BACKOFFICE MANAGER in het startscherm:

 

Navigeer naar BASISGEGEVENS > ARTIKELLIJST. Controleer desgewenst via de filters of het artikel dat u wenst aan te maken nog niet bestaat:

 

Druk op NIEUW om een nieuw artikel aan te maken:

 

Vul nu de gegevens aan voor dit artikel. De velden in het rood zijn verplichte velden:

Vervolgens klikt u op OPSLAAN:

 

U ziet nu dat bovenaan het matrixnummer en het referentienummer ingevuld staan:

 

Hierna kan u één of meerdere kleuren aanmaken voor dit artikel. Dit doet u via de knop KLEUR AANMAKEN:

 

In de pop-up kan u vervolgens de juiste kleur ingeven:

 

Hierna zal de nieuw aangemaakte kleur in het overzicht verschijnen, samen met de maten uit de aangeduide matenbalk:

 

Nadat de kleur(en) ingevuld werden, kan u de prijs voor het artikel invullen. Dit doet u door naar het tabblad PRIJS te navigeren en volgende gegevens aan te vullen:

Desgewenst kan u de verkoopprijs automatisch laten berekenen door de marge in te vullen i.p.v. de verkoopprijs zelf. U kan hier indien nodig ook de BTW groep wijzigen.

 

Klik vervolgens op OPSLAAN:

 

2.2 Barcodes afdrukken via artikelfiche

Na het aanmaken van een nieuw artikel, kan u ook de barcodes onmiddellijk afdrukken via de artikelfiche. Na het handmatig aanmaken van een artikel (zie hoofdstuk 2.1) staat u op het volgende scherm:

 

Hier klikt u op knop ARTIKELEN:

 

U krijgt nu het volgende scherm te zien:

 

Hier kan je zien dat slechts de eerste maat een geldig artikelnummer heeft meegekregen. Dit komt omdat artikelnummers in de software slechts aangemaakt worden wanneer ze voorkomen in een bestelling of levering. Om dit te omzeilen, vinkt u alle maten aan met een “0” als artikelnummer en drukt u op GESELECTEERDE MATEN AANMAKEN:

U ziet nu artikelnummers voor alle geselecteerde maten:

 

U kan nu de artikelen aanvinken waarvoor u barcodes wenst. Vervolgens klikt u op de knop ETIKETTEN AFDRUKKEN:

 

U krijgt nu een pop-up te zien met de vraag hoeveel barcodes u wenst af te drukken. Hier geeft u het gewenste aantal in en drukt u vervolgens op OK:

 

3. Bestellingen aanmaken

3.1 Een leverancier aanmaken

Voor we van start kunnen met het aanmaken van een bestelling, dienen we de juiste leverancier aan te maken. U kan dit doen door te navigeren naar BACKOFFICE MANAGER > BASISGEGEVENS > LEVERANCIERS:

 

Via het zoekvenster kan u vervolgens nagaan of de leverancier reeds aanwezig is in de software. Indien de leverancier niet onmiddellijk naar boven komt, probeer dan ook om de vakjes “Actief in België” of / en “Actief in Nederland” aan te vinken. Als dit niet het geval is, klikt u op het icoontje bovenaan om een nieuwe leverancier aan te maken:

 

Enkel de naam van de leverancier is een verplicht veld. Alle andere zijn vrij in te vullen:

 

Hierna klikt u op OPSLAAN:

 

3.2 Een bestelling aanmaken

Navigeer naar AANKOOPADMINISTRATIE > BINNENGEKOMEN GOEDEREN:

 

Gebruik het zoekvenster om de juiste leverancier te selecteren:

 

Zoek of selecteer vervolgens de juiste leverancier. Voor dit voorbeeld gebruiken we leverancier “Becosoft”:

 

Nadat u de juiste leverancier heeft geselecteerd, klikt u op de knop BESTELLINGEN:

 

U krijgt nu een overzicht te zien van alle bestellingen die voor deze leverancier reeds aangemaakt werden. Als u een nieuwe leverancier heeft gebruikt, zal dit overzicht leeg zijn:

 

Om een nieuwe bestelling aan te maken, klikt u op de knop NIEUW:

 

Vervolgens krijgt u in de pop-up de vraag om een referentie voor deze bestelling in te geven:

 

In het volgende scherm vult u eerst het ordertype in. Doorgaans zal u hier “seasonal order” gebruiken:

 

U kunt nu een product zoeken of een nieuw product aanmaken. Indien het om een nieuw product gaat, volgt u de stappen in hoofdstuk 2:

 

Gebruik de filter bovenaan om het juiste product te selecteren:

 

Selecteer vervolgens het juiste artikel en klik op SELECTEREN:

 

De software keert nu terug naar het overzicht van uw bestelling. Hier kan u de aantallen van het zonet toegevoegde artikel per maat en per kleur wijzigen:

 

Desgewenst kan u op dezelfde manier een ander artikel toevoegen aan de bestelling. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop OPSLAAN:

 

Hierna kan u het venster sluiten en kan u in het overzicht zien dat de bestelling werd aangemaakt:

3.3 Een bestelling aanmaken op basis van een inleeslijst

U kan artikelen ook in een bestelling inlezen door gebruik te maken van een inleeslijst. Hiervoor klikt u in een nieuwe bestelling op de knop IMPORTEER XLS:

 

In het volgende scherm kan u nu een Excel file inlezen:

 

Nadat u de inleeslijst-template van ons heef verkregen, heeft u de keuze tussen twee verschillende lijsten:

 

• Artikellijst: de software wijst automatisch artikels en bijhorende barcodes toe.
• EAN Inleeslijst: u voorziet zelf de nodige EAN nummers. De software koppelt ze hierna aan de juiste artikelnummers.

We gebruiken voor dit voorbeeld de artikellijst en vullen vervolgens de gegevens per artikel in:

We onderscheiden naast de artikelgegevens ook volgende kolommen:

• Inputtype: dit mag voor alle artikelen op “4” staan.
• MatenbalkH: dit is het matenbalknummer en kan u terugvinden in de software onder ADMIN > ARTIKELEN > MATENBALKEN.
• Referentienummer: op basis van dit nummer zal de software controleren of het artikel al bestaat in het systeem en er dus stock opgeboekt dient te worden of dat er een nieuw artikel aangemaakt dient te worden.
• Aantalmt1 > aantalmt10: deze nummers zijn overeenkomstig met de maten in de matenbalk. U kan ze eveneens terugvinden onder ADMIN > ARTIKELEN > MATENBALKEN.

 

Nadat alle gegevens correct ingevuld werden, kan u de lijst inlezen en het juiste werkblad en template selecteren. Als template gebruikt u voor artikellijsten de default template, voor EAN inleeslijsten gebruikt u de EAN default template.

 

Soms zal u bij het selecteren van het Excel bestand niet het juiste bestand terugvinden. Dit kan u verhelpen door bij het zoeken te filteren op .xlsx bestanden.

Druk op de knop INLEZEN:

 

De software zal u nu een overzicht geven van de artikelen die terug te vinden zijn in de Excel lijst:

 

Nadat u de gegevens heeft gecontroleerd, selecteert u het ordertype (meestal “seasonal order”) en klikt u op de knop verwerken:

 

Hierna keert u terug naar uw bestelling. U ziet nu dat de gegevens zijn aangevuld:

 

Sla de bestelling op via de knop OPSLAAN:

4. Leveringen ontvangen

4.1 Levering ontvangen door een bestelling in te lezen

Navigeer naar BACKOFFICEMANAGER > AANKOOPADMINISTRATIE > BINNENGEKOMEN GOEDEREN:

 

Gebruik het zoekvenster om de juiste leverancier te selecteren:

 

Zoek of selecteer vervolgens de juiste leverancier. Voor dit voorbeeld gebruiken we leverancier “Becosoft”:

 

Druk op de knop LEVERINGEN:

 

U komt nu terecht in het leveringenoverzicht. Hier selecteert u NIEUWE LEVERING:

 

In het volgende venster krijgt u de kans om enkele extra gegevens betreffende de levering in te vullen. Deze zijn niet verplicht. U kan dit dus desgewenst leeg laten. Wanneer u klaar bent, klikt u op OK:

U komt nu terecht in het overzicht van uw levering. Vul eerst het ORDER TYPE in. Meestal is dit SEASONAL ORDER:

 

Vervolgens klikt u op de knop BESTELLING INLEZEN:

 

De software zal nu nakijken welke (open) bestellingen er zijn voor deze leverancier. U kan in het volgende venster de volledige levering selecteren of enkel de artikelen die geleverd werden:

De artikelen worden nu geïmporteerd in de levering:

 

Desgewenst kan u nog extra producten manueel toevoegen aan de levering. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop OPSLAAN:

Wanneer u nu de levering sluit, ziet u dat deze zichtbaar wordt in het overzicht:

4.2 Levering ontvangen zonder eerst een bestelling in te lezen

Het is ook mogelijk om een levering aan te maken zonder eerst een bestelling aan te maken. Hiervoor kiest u bij de ingave van de levering niet voor “bestelling inlezen”, maar voegt u handmatig de artikelen toe via de knop PRODUCT ZOEKEN:

 

Hierna geeft u de filter in om de gewenste producten op te halen en drukt u op ZOEKEN:

 

Selecteer nu de gewenste artikelen en druk op SELECTEREN:

 

De kleuren en maten voor de geselecteerde artikelen worden nu opgehaald. U kan nu dus de aantallen wijzigen:

 

Nadat u de juiste aantallen heeft ingevuld, klikt u de knop OPSLAAN aan:

 

Wanneer u nu het venster sluit, zal de levering zichtbaar worden in het overzicht:

4.3 Levering ontvangen op basis van een inleeslijst

U kan artikelen ook in een levering inlezen door gebruik te maken van een inleeslijst. Hiervoor klikt u in een nieuwe levering op de knop IMPORTEER XLS:

 

In het volgende scherm kan u nu een Excel file inlezen:

 

Nadat u de inleeslijst-template van ons heef verkregen, heeft u de keuze tussen twee verschillende lijsten:

• Artikellijst: de software wijst automatisch artikels en bijhorende barcodes toe.
• EAN Inleeslijst: u voorziet zelf de nodige EAN nummers. De software koppelt ze hierna aan de juiste artikelnummers.

We gebruiken voor dit voorbeeld de artikellijst en vullen vervolgens de gegevens per artikel in:

We onderscheiden naast de artikelgegevens ook volgende kolommen:

• Inputtype: dit mag voor alle artikelen op “4” staan.
• MatenbalkH: dit is het matenbalknummer en kan u terugvinden in de software onder ADMIN > ARTIKELEN > MATENBALKEN.
• Referentienummer: op basis van dit nummer zal de software controleren of het artikel al bestaat in het systeem en er dus stock opgeboekt dient te worden of dat er een nieuw artikel aangemaakt dient te worden.
• Aantalmt1 > aantalmt10: deze nummers zijn overeenkomstig met de maten in de matenbalk. U kan ze eveneens terugvinden onder ADMIN > ARTIKELEN > MATENBALKEN.

 

Nadat alle gegevens correct ingevuld werden, kan u de lijst inlezen en het juiste werkblad en template selecteren. Als template gebruikt u voor artikellijsten de default template, voor EAN inleeslijsten gebruikt u de EAN default template.

 

Soms zal u bij het selecteren van het Excel bestand niet het juiste bestand terugvinden. Dit kan u verhelpen door bij het zoeken te filteren op .xlsx bestanden.

 

 

Druk op de knop INLEZEN:

 

De software zal u nu een overzicht geven van de artikelen die terug te vinden zijn in de Excel lijst:

 

Nadat u de gegevens heeft gecontroleerd, selecteert u het ordertype (meestal “seasonal order”) en klikt u op de knop verwerken:

 

Hierna keert u terug naar uw levering. U ziet nu dat de gegevens zijn aangevuld:

 

Sla de levering op via de knop OPSLAAN:

 

4.4 Barcodes afdrukken

U kan de barcodes voor uw levering rechtstreeks afdrukken vanuit de levering. Hiervoor selecteert u in de levering de lijnen die u wil afdrukken, en drukt u vervolgens op PRINT BARCODES:

 

De software zal nu de labels voor uw levering afdrukken op basis van de aanwezige aantallen.

5. Barcodes afdrukken via module “afdrukken barcodes”

Indien u in één keer heel veel barcodes wenst af te drukken, kan u gebruik maken van de module “afdrukken barcodes”. Dit stelt u in staat om via verschillende filters, meerdere artikelen tegelijk af te drukken.

Navigeer hiervoor naar BACKOFFICE MANAGER > AANKOOPADMINISTRATIE > BARCODE AFDRUKKEN:

 

Gebruik nu de filter om de gewenste artikelen op te roepen:

 

Uit de filter kan u nu de gewenste artikelen selecteren en toevoegen aan het selectievenster. Per artikel kan u ook aangeven hoeveel stuks u wenst af te drukken. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop TOEVOEGEN:

 

Wanneer u klaar bent met uw selectie, drukt u op PRINT BARCODES: